Som småföretagare i Sverige har du säkert stött på både fakturor och kvitton i din verksamhet. Men vad är egentligen skillnaden? Och hur påverkar det din bokföring? Om du precis startat din enskilda firma eller driver ett litet aktiebolag och känner dig lite förvirrad så är du inte ensam! Många nybörjare blandar ihop de här två, och det är lätt att göra. I den här artikeln reder vi ut skillnaderna mellan fakturor och kvitton, går igenom momsregler och visar hur du kan hantera båda supersmidigt med SC Bokis.
Fakturor: När du vill ha betalt för ditt jobb
En faktura är ett dokument du skickar till en kund för att begära betalning för en vara eller tjänst. Tänk på det som ett formellt ”Hej, nu är det dags att betala för det jag levererat!” Fakturor används ofta i B2B-sammanhang (företag till företag) eller när du som småföretagare utför ett uppdrag, till exempel som frilansare, hantverkare eller konsult.
Vad måste en faktura innehålla?
Enligt Skatteverkets regler ska en faktura ha specifika uppgifter för att vara giltig i Sverige:
- Fakturanummer: Ett unikt nummer för varje faktura (t.ex. 2025-01).
- Datum: Både utgivningsdatum och förfallodatum.
- Säljarens och köparens uppgifter: Ditt företags namn, adress, organisationsnummer och kundens uppgifter.
- Beskrivning av varan/tjänsten: Vad har du sålt? Var specifik!
- Belopp och moms: Totalbelopp, momsbelopp (t.ex. 25 %, 12 % eller 6 %) och momsregistreringsnummer om du är momsregistrerad.
- Betalningsuppgifter: Bankgiro, Plusgiro eller Swish.
Fakturor är viktiga för bokföringen eftersom de visar intäkter och moms du ska redovisa till Skatteverket. Missar du att skicka en korrekt faktura kan det bli krångel med både betalningar och deklaration.
Exempel från verkligheten
Låt säga att du är frilansgrafiker och har designat en logga för en kund. Du skapar en faktura på 10 000 kr + 25 % moms (2 500 kr), totalt 12 500 kr, och skickar till kunden. När kunden betalar bokför du detta som en intäkt, och momsen redovisas i din momsdeklaration.
Med SC Bokis kan du skapa en professionell faktura på några minuter direkt i appen. Du fyller i kundens uppgifter, lägger till tjänsten, och appen räknar ut momsen automatiskt.
Kvitton: Bevis på att betalning har skett
Ett kvitto är ett dokument som visar att en betalning redan har gjorts. Det är vanligt i B2C-situationer (företag till konsument), till exempel när någon köper något i en butik eller betalar för en tjänst direkt, som en frisörsalong eller en foodtruck. Kvitton är också viktiga för bokföringen, särskilt om du har kostnader du vill dra av.
Vad måste ett kvitto innehålla?
Skatteverket har också krav på kvitton, särskilt om du driver ett företag där du tar emot kontantbetalningar eller swish:
- Företagets namn och organisationsnummer.
- Datum och tid för köpet.
- Vad som sålts: Vara eller tjänst, inklusive pris.
- Moms: Specificera momsbeloppet och momssatsen.
- Betalningssätt: Kontant, kort, Swish, etc.
Från och med 2024 finns dessutom nya regler för digitala kvitton i Sverige, där Skatteverket godkänner elektroniska kvitton så länge de sparas korrekt (mer om det nedan).
Exempel från verkligheten
Föreställ dig att du driver en liten foodtruck och en kund köper en burgare för 100 kr inklusive moms. Du ger kunden ett kvitto direkt efter betalningen via Swish. Detta kvitto bokförs som en intäkt, och momsen (t.ex. 12 % för mat) redovisas i din momsdeklaration.
Med SC Bokis kan du skanna och spara kvitton direkt i appen. Om du får ett digitalt kvitto från en leverantör (t.ex. för råvaror till din foodtruck), laddar du upp det via mobilen. Inget mer papperskaos!
Momsregler: Vad gäller för fakturor och kvitton?
Moms (mervärdesskatt) är en central del av både fakturor och kvitton, och det är här många småföretagare känner sig vilsna. Här är en snabb sammanfattning:
- Fakturor: När du skickar en faktura ska du specificera momssatsen (25 %, 12 %, 6 % eller 0 % beroende på vara/tjänst). Om du är momsregistrerad redovisar du den utgående momsen till Skatteverket. Om kunden är ett företag kan de dra av momsen (ingående moms) i sin egen bokföring.
- Kvitton: På kvitton ska momsen också anges tydligt. Om du tar emot kontantbetalningar eller Swish måste du ha ett kassaregister (eller ett godkänt bokföringssystem som SC Bokis) för att följa Skatteverkets regler.
Tips från en småföretagare till en annan: Håll koll på momsdeadlines! Om du deklarerar moms månadsvis, kvartalsvis eller årsvis, se till att ha allt klart i tid.
Digital hantering: Så gör SC Bokis livet enklare
I dagens värld vill ingen drunkna i pappersarbete. Att hantera både fakturor och kvitton digitalt är inte bara smidigt utan det blir allt vanligare. Här är hur SC Bokis hjälper dig:
- Fakturering i appen: Skapa, skicka och spåra fakturor direkt från mobilen eller datorn. Du kan till och med skicka påminnelser om kunden glömmer att betala. Du får en tydlig överblick över vilka fakturor som är betalda eller försenade.
- Kvittohantering: Ta ett foto av ett papperskvitto eller ladda upp ett digitalt kvitto. SC Bokis använder smart teknik för att läsa av belopp, moms och datum.
Varför digitalt är framtiden
Att gå över till digital hantering sparar inte bara tid utan minskar också risken för fel. Plus att du alltid har allt tillgängligt i molnet, perfekt om Skatteverket knackar på! Med SC Bokis har du full koll på ekonomin.
Vanliga frågor från småföretagare
1. Måste jag ge kvitto för varje betalning?
Ja, om du tar emot kontantbetalningar eller Swish måste du enligt lag erbjuda ett kvitto. Men om du fakturerar en kund behöver du inte ge ett separat kvitto när fakturan är betald utan fakturan räcker.
2. Kan jag bokföra ett kvitto utan moms?
Ja, om du köper något från ett företag som inte är momsregistrerat kan du bokföra kostnaden utan moms.
3. Hur länge måste jag spara fakturor och kvitton?
Skatteverket kräver att du sparar dem i sju år. Med SC Bokis lagras allt säkert i molnet, så du slipper oroa dig för borttappade papper.